كيفية بناء وإدارة فريق التخطيط الاستراتيجي

بناء وإدارة فريق التخطيط الاستراتيجي واستراتيجية التواصل من خلال المنظمة هي جوانب حيوية لضمان نجاح أي منظمة. فريق التخطيط الاستراتيجي يلعب دورًا حاسمًا في وضع رؤية المنظمة وتحقيق أهدافها على المدى الطويل. بالإضافة إلى ذلك، يعد التواصل الفعال داخل المنظمة وخارجها أساسيًا لضمان تنفيذ استراتيجية التخطيط بنجاح وتحقيق النتائج المرجوة. 

في هذا المقال، سنتناول بعض النصائح والإرشادات لبناء وإدارة فريق التخطيط الاستراتيجي وتنفيذ استراتيجية التواصل في المنظمة.

1. تحديد الأهداف والأدوار: يجب أن يتم تحديد الأهداف الاستراتيجية للمنظمة بوضوح وتحديد دور كل فرد في فريق التخطيط الاستراتيجي. يجب أن يكون هناك توزيع واضح للمسؤوليات والاختصاصات بين أعضاء الفريق.

2. اختيار فريق متنوع ومتكامل: يجب أن يتم اختيار أعضاء فريق التخطيط الاستراتيجي بعناية، مع التأكد من وجود تنوع في الخبرات والمهارات. ينبغي أن يتمتع الفريق بتكامل وتوافق يسمح له بالعمل بكفاءة وفعالية.

3. توفير بيئة مشجعة: يجب توفير بيئة داعمة ومشجعة لأعضاء فريق التخطيط الاستراتيجي. ينبغي تشجيع الابتكار والتفكير الإبداعي وتقديم الدعم والموارد اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية.

4. تنظيم الاجتماعات الدورية: يجب تنظيم اجتماعات منتظمة لفريق التخطيط الاستراتيجي بهدف مناقشة التقدم والتحديثات في الاستراتيجية، ومراجعة الأهداف وتحديثها حسب الحاجة. يجب أن تكون هذه الاجتماعات مناسبة ومنظمة، وأن تشمل جميع أعضاء الفريق والأطراف المعنية.

5. توفير التدريب والتطوير: ينبغي أن يتم توفير فرص التدريب والتطوير لأعضاء فريق التخطيط الاستراتيجي، سواء من خلال ورش العمل الداخلية أو الدورات التدريبية الخارجية. يساعد ذلك في تعزيز المهارات والمعرفة اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية بفعالية.

6. تعزيز التواصل الداخلي: يجب تشجيع التواصل الفعال والشفاف بين أعضاء فريق التخطيط الاستراتيجي ومختلف الأقسام والمستويات داخل المنظمة. يمكن تحقيق ذلك من خلال اجتماعات منتظمة، والاستفادة من أدوات التواصل الحديثة مثل البريد الإلكتروني والمنصات التعاونية عبر الإنترنت.

7. توفير الرؤية والاتجاه: يجب أن يكون لديهم فهم واضح لرؤية المنظمة وأهدافها الاستراتيجية. ينبغي على فريق التخطيط الاستراتيجي أن يقوم بتوضيح هذه الرؤية والاتجاهات للموظفين والأطراف الخارجية، وتوضيح كيفية تحقيقها من خلال الاستراتيجية المعتمدة.

8. استخدام أدوات التواصل المناسبة: ينبغي أن تتوفر أدوات التواصل المناسبة لنشر الرسائل الاستراتيجية وتعزيز التفاهم والمشاركة. يمكن استخدام وسائل الإعلام الاجتماعية الداخلية، والنشرات الإخبارية، وسائل الاتصال الداخلية والخارجية، وورش العمل والجلسات التوجيهية، والتقارير والتحاليل المكتوبة لنقل الرسائل الاستراتيجية بفعالية.

9. تقييم ومتابعة الأداء: يجب أن يتم تقييم أداء فريق التخطيط الاستراتيجي بانتظام لضمان تحقيق الأهداف والتواصل الفعال. يمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية وعمليات التقييم لتحديد النجاحات والتحسينات المطلوبة.

10. تعزيز التعاون والعمل الجماعي: يجب تشجيع التعاون والعمل الجماعي بين أعضاء فريق التخطيط الاستراتيجي وبين الموظفين الآخرين في المنظمة. يمكن تحقيق ذلك من خلال إنشاء فرص للتفاعل والتعاون، مثل ورش العمل المشتركة والمشاريع المشتركة.

11. التعامل مع التحديات والصعوبات: يجب أن يكون لدى فريق التخطيط الاستراتيجي مرونة وقدرة على التعامل مع التحديات والصعوبات التي قد تطرأ أثناء تنفيذ الاستراتيجية. يجب أن يكون هناك خطة لإدارة المخاطر وحل المشكلات واتخاذ القرارات الاستراتيجية الملائمة.

في النهاية، بناء وإدارة فريق التخطيط الاستراتيجي وتنفيذ استراتيجية التواصل تعتبر عملية مستمرة تتطلب التفاني والاهتمام المستمر. يجب أن يتم تعزيز التواصل والتفاعل المستمر بين أعضاء الفريق وجميع أفراد المنظمة لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية بنجاح وتعزيز نجاح المنظمة بشكل عام.

يعد بناء وإدارة فريق التخطيط الاستراتيجي واستراتيجية التواصل داخل المنظمة جوانب حاسمة لتحقيق النجاح. لضمان النجاح، يجب تحديد الأهداف وتحديد الأدوار بشكل واضح، واختيار فريق متنوع ومتكامل، وتوفير بيئة مشجعة وداعمة، وتنظيم اجتماعات دورية. يجب أيضًا توفير التدريب والتطوير، وتعزيز التواصل الداخلي، وتوفير الرؤية والاتجاه، واستخدام أدوات التواصل المناسبة، وتقييم ومتابعة الأداء، وتعزيز التعاون والعمل الجماعي، ومواجهة التحديات والصعوبات. بناء فريق التخطيط الاستراتيجي وتنفيذ استراتيجية التواصل بشكل فعال يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة وتعزيز نجاحها.

د. بثينة الانصاري

خبير التخطيط الاستراتيجي واستشراف المستقبل مستشارة لعدة جهات مؤسسية.